Alfresco rappresenta una soluzione di ECM (Enterprise Content Management) con la quale è possibile realizzare soluzioni di collaborazione, gestione documentale, soluzioni di archiviazione digitale, gestione di immagini, gestione contenuti web ed è rilasciato con licenza open source GPL.

Il suo modello consente di sfruttare le migliori tecnologie open source ed i contributi delle community, per ottenere prodotti software di qualità superiore più rapidamente possibile e a costi molto più bassi. Il suo obiettivo non è solo quello di fornire un’offerta open source, ma anzi, sorpassare le offerte commerciali in termini di caratteristiche, funzionalità e vantaggi per la user community. Alfresco è stato costruito da un team di membri leader di Documentum e Interwoven, tra cui il co-fondatore di Documentum , con 15 anni di esperienza nel settore Enterprise Content Management (ECM). L’ECM è la categoria più in rapida crescita per quanto riguarda il settore dei software enterprise. Come sottolineavamo prima, le tecnologie open-source e gli standard aperti stanno diventando una potente alternativa al software ECM commerciale closed-source. Alfresco infatti, è nuovo in questo mercato, ma sta guadagnando posizioni rilevanti, fornendo soluzioni di gestione dei contenuti per le imprese, utilizzando tali tecnologie.

Le caratteristiche principali di Alfresco si rispecchiano in:

• Enterprise Content Management (ECM)
• Document Management
• Collaboration
• Records Management
• Knowledge Management
• Web Content Management
• Imaging

La gestione documentale di Alfresco offre alle organizzazioni tutti i servizi necessari per la creazione, conversione, gestione e condivisione di documenti elettronici.. Sviluppato su standard industriali con licenza open source, il sistema fornisce strumenti per il controllo delle versioni, la ricerca, la visualizzazione e la gestione delle relazioni e delle dipendenze.

L’interfaccia amministrativa permette l’importazione e l’esportazione degli spazi di lavoro completi, la definizione dei parametri di sicurezza, la gestione dei ruoli, dei gruppi e degli utenti.
Il motore integrato di trasformazione permette alla piattaforma di trasformare il formato dei contenuti in base alla definizione di regole di business (per esempio trasformare in pdf tutti i documenti che entrano in una certa cartella). Il potente motore di workflow integrato offre il pieno controllo del ciclo di vita del documento e dello svolgimento dei processi di creazione, revisione e pubblicazione degli stessi.

I template di visualizzazione e i cruscotti offrono un controllo in tempo reale sui documenti. La funzione di preview è utile per visualizzare i contenuti uniti ad altri elementi.
In maniera simile la funzione “documento composito” aiuta a raggruppare logicamente i documenti, per esempio per i progetti di marketing.

La gestione degli archivi digitali fornisce un unico punto operativo dal quale accedere ai contenuti multimediali e a tutti i relativi metadati trasversalmente a tutta l’azienda.
Alfresco centralizza l’immagazzinamento e fornisce uno strumento semplice ed efficiente di accesso ad ogni genere di informazione digitale.

Sia che si tratti dei contratti di lavoro, contratti di acquisto, di manutenzione o accordi di collaborazione con business partner, la completezza, la validità, la tracciabilità e l’inalterabilità possono essere garantite. Le funzioni di gestione del ciclo di vita dei documenti offerte da Alfresco assicurano che le persone afferenti alle varie unità organizzative, divisioni e reparti possano lavorare assieme per svolgere tutti i processi collegati alla istruzione di una pratica o alla stipula di un contratto durante il suo ciclo di vita – dalla creazione attraverso la sua compilazione e modifica, fino al termine del suo uso.

Le funzioni chiave offerte sono:

• Gestione flessibile dei metadati
• Pieno controllo sui privilegi di accesso
• Sicurezza e controllo di versione
• Trasformazione di formato
• Indicizzazione e ricerca full text
• Blocco, check in e check out dei documenti
• Sincronizzazione off-line per l’accesso fuori linea
• Tassonomia e categorizzazione dei contenuti
• Ricerca avanzata con metadati combinati, locazione e ricerca multi categoria
• Report avanzati e cruscotti.
• Composizione logica tramite raggruppamento di altri contenuti
• Anteprima
• Cancellazione “soft” e supporto per il recupero dei documenti
• Libreria immagini

I benefici dall’uso di Alfresco

• Facilità d’uso:

• Intelligent Virtual File System – può essere utilizzato semplicemente come un’unità condivisa tramite CIFS (Common Internet File System), WebDav or FTP.

• Google come ricerca generale e Yahoo come ricerca cartelle

• Developer Productivity:

• Orientato agli Aspect e regole di sviluppo attraverso il semplice uso di wizards (procedure guidate)
• Regole ed azioni gestite nel Server una sola volta per tutte le interfacce

• Best-Practice Collaboration:

• Pre-Configurati Smart-Space Templates – Project Structure, Content, Logic, Lifecycles
• Forums – iniziare Discussioni in Cartelle o Documenti

• Administrator Productivity

• Un semplice Server installato e non installazioni Client
• Gestione avanzata sulla sicurezza dei contenuti

• Advanced Search/Knowledge Management

• Ricerche sofisticate di contenuti, attributi, locazioni, tipi di oggetto ecc..

• Distribute Architecture

• Altamente scalabile e difetti di tolleranza con servizi orientati all’architettura

• Open Source

• Drasticamente costi bassi

Secondo fonti su web, ovvero siti specializzati in CMS o ECM, sono state stilate delle classifiche dei più potenti in circolazione. Secondo InfoWorld Alfresco è il miglior CMS:

Tabella 2: Analisi dei migliori CMS in circolazione

“Alfresco è il software di Enterprise Content Management open source più avanzato e di semplice utilizzo attualmente disponibile… è in grado di interfacciarsi con la maggior parte delle applicazioni aziendali e può essere personalizzato in ogni suo aspetto senza alcuno sforzo e con bassissimi investimenti in termini temporali”.

Disponibile la versione 3.0.